Paperless office dalam bisnis adalah istilah yang makin sering digaungkan akhir-akhir ini. Dunia teknologi yang semakin maju ternyata memberikan dampak positif dalam berbagai segi. Bahkan dalam segi bisnis sekalipun kemajuan teknologi juga sudah mulai diterapkan. Contohnya adalah penerapan paperless dalam dunia bisnis.
Jika dahulu membuat sebuah dokumen penting membutuhkan bantuan media kertas. Namun saat ini hal tersebut sudah mulai beralih ke sistem paperless. Tentunya kalian juga sadar jika kertas juga memberikan dampak yang terbilang buruk bagi lingkungan. Namun apakah kalian tahu sebenarnya paperless itu apa? Nah jika belum, artikel ini akan menjelaskan seputar paperless agar kalian bisa lebih paham.
Apa Itu Paperless Office Dalam Bisnis
Sebelumnya telah dijelaskan secara singkat jika paperless sudah mulai banyak digunakan. Peralihan dari era kertas ke paperless ini juga bisa dijadikan sebagai bukti jika kemajuan teknologi memberikan dampak positif terhadap semua hal khususnya dari segi bisnis.
Namun mungkin beberapa dari kalian pernah hanya mendengar tanpa tahu arti dari paperless. Atau mungkin belum pernah mendengar istilah paperless. Tenang saja, pada poin ini akan dijelaskan apa itu paperless.
Secara mudahnya paperless adalah sebuah kegiatan meminimalisir penggunaan kertas untuk sebagai bentuk kegiatan khususnya pembuatan dokumen dalam dunia bisnis. Proses meminimalisir penggunaan kertas ini akan berpindah ke bentuk digital.
Jadi dari yang sebelumnya menggunakan kertas. Saat ini pembuatan dokumen sudah mulai dengan sistem digital. Sebenarnya paperless ini bukan hanya diterapkan dalam segi bisnis atau pada sebuah perusahaan.
Namun beberapa segi lain seperti pendidikan sudah mulai menggunakan sistem paperless ini. Mulai dari pengiriman tugas yang sudah menggunakan sistem email atau e-learning adalah contoh penerapan sistem paperless dalam segi pendidikan.
Paperless Dalam Segi Bisnis
Jika sudah tahu arti dari paperless itu sendiri, kalian juga perlu tahu nih apakah paperless memang memberikan dampak positif dalam segi bisnis. Namun beberapa perusahaan masih ada yang menggunakan kertas sebagai media dokumen. Nah penerapan sistem paperless dalam segi bisnis ini juga memberikan banyak keuntungan lho. Namun untuk lebih rinci keuntungan atau manfaat dari paperless dalam segi bisnis akan dijelaskan pada poin tersendiri.
Secara garis besarnya adanya sistem paperless juga terbilang lebih efisien. Contohnya adalah pada segi pengiriman surat. Jika dahulu pengiriman surat ketika media yang digunakan adalah kertas. Maka mungkin membutuhkan waktu berhari-hari untuk sampai ke perusahaan lain yang berada di luar kota.
Kertas Dalam Segi Bisnis
Ada beberapa sisi yang harus menggunakan media kertas sebagai pembuatan dokumen. Contohnya adalah pada beberapa institusi yang melakukan kepengurusan suatu hal penting harus menggunakan kertas seperti institusi pemerintah. Meski begitu saat ini pemerintah sudah mulai merencanakan penerapan sistem paperless untuk proses kepengurusan suatu hal atau dalam sistem kerjanya. Adanya aplikasi dan berbagai macam website juga menjadi contoh pengurangan penggunaan kertas.
Manfaat Paperless Office
Adanya manfaat ini juga bisa menjadi pertimbangan khusus ketika sebuah perusahaan atau instansi akan melakukan perubahan era yaitu dari era kertas ke era digital. Tak perlu khawatir, sebab penjelasan yang ada di bawah ini akan lebih membantu kalian.
1. Ramah Lingkungan
Menggunakan sistem paperless ternyata memberikan manfaat terhadap kondisi lingkungan lho. Namun jika peralihan era penggunaan kertas berpindah ke arah digital atau paperless office. Tentunya saja hal ini mendorong terjadi kondisi lingkungan yang lebih baik.
2. Lebih Praktis
Mulai dari smartphone hingga laptop atau perangkat PC. Selain itu paperless paper juga memberikan efisiensi yang lebih baik. Pasalnya jika dokumen fisik dengan media kertas ketika dikirim ke tempat lain membutuhkan waktu berjam-jam atau berhari-hari. Maka dokumen digital bisa dikirim hanya dengan dengan hitungan detik.
3. Hemat Waktu
Jika mencari dokumen fisik pada tempat penyimpanan harus memilah-milah dan menghabiskan banyak waktu. Namun hal tersebut tak berlaku untuk sistem paperless office. Kalian hanya perlu memanfaatkan fitur pencarian yang ada pada smartphone atau laptop maupun perangkat PC.
4. Hemat Biaya
Tahukah kalian penggunaan kertas sebagai media pembuatan dokumen juga terkadang membengkakkan anggaran pengeluaran. Nah dengan sistem paperless office ternyata bisa membuat pengeluaran menjadi lebih terminimalisir lho. Hal ini karena sistem paperless office bisa mengurangi penggunaan kertas sebagai media pembuatan dokumen.
5. Aman
Sebagai contohnya pada saat melakukan kegiatan surat menyurat menggunakan media kertas terkadang akan mudah hilang atau rusak. Namun ketika menggunakan sistem paperless office hal tersebut bisa terhindari.